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ACERCA DE SIPSO
SIPSO, es el Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC es, en términos tecnológicos, el reto más importante para la evolución de la organización, puesto que permitirá sistematizar la gestión de todas las etapas del proceso de acreditación, facilitando la interacción entre los organismos evaluadores de la conformidad, los equipos evaluadores y la administración de ONAC, y aportando mayor trazabilidad y agilidad en la operación coherente de cada esquema de acreditación.
¿QUIÉN PUEDE HACER USO DE SIPSO?
Actualmente y de acuerdo con las fases de desarrollo del proyecto cualquier organismos evaluador de la conformidad acreditado que desee realizar su proceso de ampliación o cualquier organismo que desee realizar su Otorgamiento puede hacer uso de SIPSO.
Instructivo de registro en SIPSO
Eres nuevo en SIPSO y ¿quieres iniciar tu proceso de solicitud, otorgamiento o ampliación? registrarte ahora.
En el siguiente video encontrarás las instrucciones para hacerlo fácilmente
Instructivo de solicitud de Otorgamiento o Ampliación en SIPSO
Si ya realizaste tu registro en SIPSO y deseas realizar tu proceso de solicitud, otorgamiento o ampliación, podrás hacerlo ingresando a la plataforma. En este video te contamos el paso a paso.
Si la solicitud que vas a realizar es para los esquemas de BPL, OVM y OVV GEI, es necesario consultar la ficha técnica de cada esquema y diligenciar los formularios que se encuentran en los siguientes links:
TE CONTAMOS QUE...
La sección 3 - Recursos- Personas que participan en las actividades de evaluación de la conformidad y la sección 4 - Recursos- Equipos
utilizados en las actividades de evaluación de la conformidad, han cambiado, te invitamos a ver los siguientes videos explicativos
del cargue de la información en cada sección.
Videos Sección 3- Recursos- Personas que participan en las actividades de evaluación de la conformidad
Videos Sección 4 - Recursos equipos utilizados en las actividades de Evaluación de la Conformida
Video 5 de SIPSO Registros - resultados de las actividades de Evaluación de la Conformidad
Hemos recopilado diferentes ideas y sugerencias que hemos podido traducir en mejoras e importantes avances
CONSULTA AQUÍ LOS ANEXOS DE INSTRUCTIVO PARA CREACIÓN DE SOLICITUDES DE OTORGAMIENTO O AMPLIACIÓN POR ESQUEMA DE ACREDITACIÓN
infórmate con SÚPER ACREDITA sobre el proceso de acreditación onac
Aquí te contamos de una forma rápida y sencilla como puedes iniciar tu proceso de acreditación ONAC, para ampliar esta información, visita la sección
¿QUÉ ESPERA DEL PROYECTO SIPSO?
SIPSO es una plataforma que permitirá gestionar los procesos de acreditación de forma ágil, eficiente, directa y con un seguimiento continuo y en línea.
Para hacer uso de ella cada OEC deberá registrase en el aplicativo y después de recibir en su correo un usuario y contraseña únicos, podrá ingresar e interactuar dentro de la herramienta para gestionar diversos trámites del proceso de acreditación, que van desde una solicitud de otorgamiento, hasta la publicación de la acreditación en nuestro sitio web y, posteriormente, facilitando la gestión de todas las evaluaciones de mantenimiento de la acreditación.
Además, le brindará a los OEC la posibilidad de tener un flujo de comunicación permanente con ONAC durante todas las etapas de proceso, actualizar su información, solicitar reprogramaciones, objetar miembros del equipo evaluador, objetar hallazgos de una evaluación o las decisiones que se tomen sobre la acreditación, entre otros.
¿QUÉ NOS TRAE EL LANZAMIENTO DE ESTE PRIMER PRODUCTO DE SIPSO?
Considerando la complejidad del proceso de acreditación, la cantidad de OEC acreditados y en proceso, y la simultaneidad de los procesos, el desarrollo de este megaproyecto está diseñado en tres fases.
La primera de ellas, disponible para nuestros OEC, corresponde al módulo de administración, registro y gestión de solicitudes de otorgamiento y ampliación. A través de dicho módulo los interesados en acreditarse pueden realizar su solicitud y los que ya se encuentran acreditados, pueden gestionar las ampliaciones de su alcance
BENEFICIOS
INTERACCIÓN EN LÍNEA Y CONEXIÓN
permanente de OEC, Evaluadores y Administración ONAC, reduciendo así tiempos de operación y trámites físicos de documentos.
DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN
en todo momento sobre el proceso de Acreditación, en tiempo real, de forma íntegra, confiable y segura.
CONTROL DE LA OPERACIÓN
facilitando el seguimiento de cada uno de los subprocesos y actividades.
MAYOR AGILIDAD Y FACILIDAD EN LOS PROCESOS
generando eficiencias para todos a la hora de consolidar y enviar la información necesaria para adelantar los procesos acreditación
FASES DEL PROYECTO
FASE 1
Compuesta por siete módulos, incluye la sistematización de la operación de otorgamientos y ampliaciones de acreditación, desde la solicitud de acreditación hasta la publicación en el directorio de organismos acreditados.
FASE 2
Integrará los restantes tipos de evaluación (seguimientos, renovaciones, extraordinarias y testificaciones), siendo pertinente destacar que, el sistema ha sido diseñado con funcionalidades paramétricas, lo que suma flexibilidad para ajustarse a algunos cambios derivados de la optimización y mejora de los procesos.
FASE 3
Contempla el desarrollo de herramientas de análisis de datos, como informes y reportes de seguimiento del proceso de acreditación, fundamentales para optimizar los controles de la operación en cada esquema y orientar las decisiones al perfeccionamiento de nuestros servicios. Finalmente, esta fase también incluye la incorporación de mejoras en el desarrollo de las Fases 1 y 2.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cómo obtener el usuario y contraseña para acceder a SIPSO?
El solicitante debe registrarse en SIPSO, allí debe diligenciar la información de registro y a su correo electrónico se enviará el usuario y contraseña para acceder al sistema.
El detalle de este registro se puede consultar en el “Instructivo para el registro de usuario dispuesto en el micrositio de SIPSO”.
El usuario y contraseña asignados le servirá para todas las futuras solicitudes que realice (ampliaciones). Por tanto, estos datos deben ser conservados, en caso de pérdida deberá solicitar nuevamente su contraseña al correo soporteweb@onac.org.co
Si un solicitante requiere aplicar a más de un esquema de acreditación (organismos con múltiples acreditaciones) deben crear una solicitud para cada uno de los esquemas.
¿Qué puedo hacer si no recibí el usuario y contraseña para acceder a SIPSO?
En este caso se deben revisar los correos en la bandeja de spam o enviar un mensaje a soporteweb@onac.org.co con los datos del organismo: NIT y razón social.
¿Qué debo hacer si la contraseña recibida por correo electrónico no me permite el ingreso a SIPSO?
Asegurarse de que no contenga un espacio al inicio o al final de la contraseña.
¿Cómo actualizar la información del solicitante o el OEC en SIPSO?
Se puede actualizar información relacionada con datos de contacto, para lo cual debe editar la información según lo indicado en el “Instructivo para el registro de usuario, creación de solicitud y administración de pagos en el sistema SIPSO”.
En caso de cambios en relación con la razón social o establecimientos de comercio, se debe diligenciar la solicitud en la sección Información del OEC solicitante
¿El sistema SIPSO está disponible de manera permanente?
Si, las 24 horas los 7 días de la semana, siempre y cuando se cuente con conexión a internet.
¿Quién me puede orientar para llevar a cabo mi proceso de solicitud?
ONAC ha dispuesto varios canales de información para facilitar el proceso de presentación de la solicitud de acreditación a través de SIPSO, entre ellos tenemos:
- Micrositio de SIPSO en la página web de ONAC onac.org
- Call center ONAC 571 742 7592
Correo soporteweb@onac.org.co
¿Qué tipos de evaluación se pueden gestionar por SIPSO?
Actualmente nos encontramos en la fase 1 de desarrollo del sistema, en este módulo se pueden gestionar las solicitudes de acreditación inicial (otorgamiento) y ampliación de alcance para los esquemas de Laboratorios de Ensayo, Laboratorios de Calibración, Laboratorios Clínicos, Organismos de Certificación de Sistemas de Gestión, Organismos de Certificación de Producto, Organismos de Inspección, Organismos de Inspección, Organismos de Certificación de Personas, Centros de Diagnóstico Automotor, Centros de Reconocimiento de Conductores, Entidades de Certificación Digital y Proveedores de Ensayos de Aptitud.
Las solicitudes de los esquemas no cubiertos en esta fase se gestionarán con el diligenciamiento y radicación en onac@onac.org.co o en las instalaciones de ONAC del formulario de acreditación y los anexos requeridos disponibles en la ficha técnica de cada uno de los esquemas de acreditación.
Las evaluaciones extraordinarias, de seguimiento y reevaluación no están cubiertas en este sistema y se continúan gestionando como de costumbre.
¿Qué información debo cargar en la plataforma con la solicitud inicial de otorgamiento o ampliación?
La información a cargar en cada sección de la solicitud en SIPSO se especifica en el “Instructivo para el registro de usuario, creación de la solicitud y administración de pagos en el sistema SIPSO”, y en el anexo de creación de solicitud de cada esquema de acreditación.
Adicionalmente, se encuentra disponible el video “realiza tu solicitud en SIPSO”, en el sitio de SIPSO https://site.onac.org.co/sipso/ para su consulta.
Se debe cargar la información completa, requerida para cada una de las secciones. El cargue incompleto o con insuficiente información, será objeto de comentarios, devolución y solicitudes para completarla.
¿Cómo hacer el registro si ya tengo una acreditación y requiero una ampliación?
- 1) Ingresar por la opción regístrese
- 2)Completar los campos: Tipo Documento, No. Documento y Dígito verificación.
- 3)Pulsar en “Consultar”
- 4)Al correo registrado le llegará una notificación con el número de token
- 5)Ingresar el token
- 6)Hacer clic en “Enviar”
- 7)Diligenciar el formulario de “Datos principales” para completar la actualización de datos en el sistema.
- 8)Pulsar en “Registrar”.
- 9)Al correo registrado para las notificaciones llegara el usuario y contraseña, para inicio de sesión.
Desde que me registro en SIPSO y creo la solicitud ¿cuántos días tengo para diligenciar las 11 secciones y enviar la solicitud de otorgamiento y/o ampliación?
El sistema ofrece un tiempo límite de 90 días calendario para diligenciar las 11 secciones y enviar la solicitud, pasado este tiempo se deberá volver a realizar el cargue de la información.
Durante estos 90 días se puede guardar la información de forma parcial cada vez que culmine una sección.
¿Si requiero acreditarme en varios alcances como puedo especificarlos ya que en el sistema solo me da la opción de seleccionar uno como principal?
El sistema permite ingresar los alcances que sean necesarios, se debe ingresar uno a uno y diligenciar los campos solicitados para cada esquema, después de verificar la información por alcance se debe cerrar la ventana e ir al panel inicial para seleccionar el siguiente alcance
PREGUNTAS FRECUENTES
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